Prinsip - Prinsip Manajemen

berikut adalah materi yang akan di gunakan sebagai acuan mahasiswa fapertapet uin suska riau untuk menyelesaikan soal-soal kuis pada mata kuliah Dasar-Dasar Manajemen yaitu dengan judul prinsip-prinsip manajemen

A.    Division of work (Asas Pembagian Kerja)

Asas pembagian kerja merupakan prinsip yang sangat penting dalam manajemen. Prinsip pembagian kerja harus diterapkan dengan alasan-alasan :

1.      Setiap orang memiliki kecerdasan yang berbeda-beda.

2.      Setiap jenis lapangan kerja memiliki jenis ahli yang berbeda-beda.

3.      Setiap pekerja memiliki pengalaman yang berbeda-beda.

4.      Mentalitas pekerja yang berbeda.

5.      Penggunaan waktu yang berbeda.

6.      Latar belakang kehidupan, ekonomi, social yang berbeda-beda.

7.      Otak dan tingkat pendidikan yang berbeda.

Agar pembagian kerja dapat dilaksanakan dengan baik, tepat dan akurat, menejemen seharusnya melaksanakan beberapa kegiatan sebelum menerima dan merekomendasikan jabatan tertentu pada setiap pegawainya. Kegiatan yang dapat dilaksanakan diantaranya adalah:

1.      Pengumuman penerimaan pekerja.

2.      Penilaian syarat-syarat administrasi, yakni lulusan pendidikan formal, kursus-kursus dan syarat-syarat lainnya yang diperlukan bagi perlengkapan penilaian administratif, misalnya indek prestasi komulatif pencari kerja di bidangnya masing-masing.

3.      Tes tertulis mata pelajaran tertentu yakni bidang umum da bidang khusus.

4.      Wawancara bagi yang lulus tes tertulis.

5.      Psiko tes.

6.      Matrikulasi pelaksanaan jenis pekerjaan tertentu.

7.      Mengikutsertakan pekerja dalam program pendidikan dan pelatihan khusus bagi ilmu terapan sesuai dengan jenis pekerjaannya.

8.      Penilaian prestasi kerja.

9.      Tes kenaikan jabatan.

Sembilan kegiatan tersebut sangat mendukung pelaksanaan rinsip pembagian kerja. Hal ini karena perusahaan yang tid 0k melaksanakan tes semacam diatas bukan perusahaan yang mengutamakan profesionalitas. Uji mental bagi pekerja dapat dilaksanakan dengan cara menempatkan para pekerja pada jabatan yang terendah misalnya salesman yang pkerjaannya berkeliling ke rumah-rumah menawakan produk-produk tertentu.

B.     Authority and Responsibiliti (Asas Wewenang dan Tanggungjawab)

Prinsip proporsionalitas wewenang dan tanggungjawab berkaitan dengan prestasi dan kemampuan para pekerja. Dalam organisasi maupun perusahaan, jabatan, struktural dengan wewenang dan tanggungjawabnya.

Pembagian wewenang dan tanggung jawab harus diterapkan secara proporsional agar pelaksanaan kegiatan perusahaan maupun organisasi tidak tumpang tindih (over lapping) atau bahkan terkesan amburadul. Organisasi yang professional tidak menerapkan menejemen “Tukang Sol Sepatu” yang semuanya dikerjakan sendiri.

Menejemen yang berprinsip pada pembagian wewenang dan tanggung jawab akan meningkatkan efektifitas dalam bekerja. Setiap pegawai memandang bahwa jabatan dan pekerjaannya merupakan amanah yang harus dilaksanakan dan dijaga dengan baik dengan cara meningkatkan kinerja dan prestasi kerjanya.

Dengan wewenang dan tanggungjawabnya yang berat dalam organisasi atau perusahaan terdapat beberapa tingkatan menejer yaitu:

1.      Top Managers (Menejer Utama).

Menejer utama bertugas menetapkan kebijakan operasional dan mengarahkan organisasi dalam berinteraksi dengan lingkungannya, baik mikro maupun makro. Menejer utama  tanggung jawabnya kepada menejer yang ada di bawahnya.

2.      Middle Managers (Menejer Menengah).

Meneger menengah memiliki tugas sebagai pengarah kegiatan yang implementatif yang disesuaikan dengan intruksi meneger utama atau memejer puncak. Materi pengarahan yang diberikan berupa kesesuaian objek pekerjaan dengan jabatan yang ada dibawahnya.

3.      First Legts Managers (manajer garis pertama).

Manajer garis pertama bertugas sebagai pengawas kerja seluruh karyawan, misalnya supervisor yang mengawasi kinerja sales promotion, kepala gudang yang mengawasi seluruh pegawai pergudangan barang.

Menurut Henry Mintzberg, manajer memiliki peran yang amat penting bagi perusahaan, yaitu :

1.      Peran antar pribadi (interpersonal roles)

Peran ini menitikeratkan hubungan pribadi yang meliputi sebagai berikut :

a.       Peran Tokoh (figurehead), peran ini sangat penting dalam membangun relasi dengan  orang lain yang memiliki kedudukan di perusahan tertentu.

b.      Peran pemimpin (leader), dilakukan dengan cara mengarahkan dan mengordinasikan tugas-tugas dari para bawahanya. hal ini menyangkut tugas staffing dalam (merekrut, melatih, memotivasi, melakukan promosi, dan pemberhentian kerja).

c.       Peran penghubung (Liaison), dilakukan dengan cara menjalin hubungan antara pribadi dan pihak-pihak, baik yang berada dalam organisasi maupun di luar organisasi. Peran ini berkaitan dengan peran figure manajer.

2.      peran informasional (informational roles)

Peran ini sangat penting bagi manajer dalam mereduksi informasi yang dapat dijadikan landasan konseptual dan pemecahan masalah. Peran ini berkaitan dengan peran pemantau (monitor), yaitu manajer secara terus-menerus mencari informasi-informasi yang berguna, baik dalam organisasi maupun dari luar organisasi, dan peran penyebar (disseminator), yaitu membagi-bagikan informasi yang diperoleh dari hasil pemantauannya kepada bawahannya yang dirasakan memerlukan informasi tertentu.

Dalam memantau informasi yang berkembang, manajer harus memiliki kepekaan terhadap isi informasi yang sebenarnya, senantiasa melakukan filter terhadap berita yang diperolehnya agar tidak terjebak oleh keadaan yang buruk akibat kesalahpahaman terhadap informasi yang dikembangkan.

3.      Peran juru bicara (Spokes Person)

Peran juru bicara yaitu menyampaikan sebagian informasi yang dikumpulkannya kepada para individu diluar unitnya atau pihak-pihak diluar organisasi. Manajer yang memegang juru bicara harus berhati-hati dalam menyampaikan informasi perusahaan. Tidak memberikan informasi secara keseluruhan kepada bawahannya apabila belum mengetahui dampaknya bagi perusahaan dan para karyawan. Terlebih, jika informasi tersebut disampaikan kepada perusahaan lain.

4.      Peran pengambilan keputusan (decision making roles)

Manajer harus memiliki filter dan kecerdasan mengaktualisasikan informasi guna menjadi bahan pertimbangan sebelum mengambil keputusan yang menyangkut nasib perusahaan. Semua bentuk hasil hubungan antar pribadi manajer pihak lain, konseptualisasi pribadinya, dan pandangan-pandangan karyawannya, sebaiknya dijadikan rujukan yang lebih akurat untuk pengambilan keputusan.

Seorang manajer yang berperan sebagai pengambil keputusan berperan sebagai wirausaha (Etrepreniur), yang memiliki kemampuan dan nurani usaha yang mengedepan sehingga keputusan yang diambilnya akan memajukan perusahaan. Dalam situasi seperti apapun, serang manejer antisipatif untuk berperan sebagai pereda gangguan (disturbance handler). Manajer yang professional memiliki kecerdasan mengalokasikan semua sumber daya yang tersedia, baik sumber daya manusia maupun anggaran belanja. Pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perusahaan lain, maka manajer harus memerankan diri sebagai negosiator yang penuh percaya diri dan berpegang pada prinsip perusahaan yang dipimpinnya.

C.    Discipline (Asas Disiplin)

Disiplin berakar pada prinsip proporsionalitas antara wewenang dan tanggungjawab yang dipikul oleh seluruh anggota organisasi. Dengan mematuhi peraturan organisasi yang telah disepakati maka atasan maupun bawahan bekerja dengan disiplin yang optimal.

D.    Unity of command (Asas Kesatuan Perintah)

Kesatuan perintah artinya perintah berada ditingkat pimpinan tertinggi kepada bawahannya. Jika bawahannya sebagai pimpinan, ia pun berwenang memberi perintah kepada bawahannya untuk menindaklanjuti perintah atasannya. Bawahan hanya melaksanakan pekerjaan sesuai perintah atasannya dan bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasannya secara langsung.

E.     Unity of direction (Asas Kesatuan Jurusan atau Arah)

Kesatuan arah dan tujuan. Meskipun dalam organisasi selalu terdiri atas berbagai bidang, dengan wewnang dan tanggung jawabnya masing-masing, seluruh pelaksanaan kegiatan diarahkan pada satu tujuan organisasi. Tujuan organisasi melingkupi seluruh tujuan bidang di dalamnya.

F.     Subordination of individual interest into general interest (Asas Kepentingan Umum di Atas Kepentingan Pribadi).

Prinsip ini berkaitan dengan kaidah kemaslahatan umum, lebih diutamakan kemaslahatan pribadi. Oleh sebab itu, kepentingan organisasi harus didahulukaqn daripada kepentingan pribadi. Kesuksesan organisasi akan berdampak positif bagi kehidupan pribadi, baik sebagai manajer maupun sebagai karyawan biasa.

G.    Remmuneration of personnel (Asas Pembagian Gaji yang Wajar)

Prinsip ini berakar pada prinsip keadilan yang kaidahnya adalah al-hujrah biqadr al-masyaqah, upah diukur oleh tingkat kesulitan pekerjaannya. Jabatan dan tanggung jawab yang besar harus didukung oleh upah yang seimbang dengan beban yang dipikulnya. Kesulitan pekerjaan ditentukan oleh factor keahlian atau keterampilan dan profesionalitasnya. Hal itu karena, meskipun seorang tukang becak yang telah begitu lelah mengayuh becak dengan penumpangnya yang duduk tenang, upahnya tidak akan melebihi seorang dosen yang masuk kelas memberi tugas kepada mahasiswa lalu ke luar kelas.

H.    Centralization (Asas Pemusatan Wewenang)

Prinsip ini berpandangan bahwa setiap organisasi senantiasa memiliki kekuasaan dan wewenang intruksional. Kemudian, pusat pembagian kekuasaannya ke daerah, cabang, sampai tingkat unit atau ranting.

Manajer utama atau manajer puncak memiliki wewenang tertinggi yang didelegasikan kepada manajer fungsional di bawahnya. Dalam bidang-bidang tertentu terdapat berbagai subbidang yang dipimpin oleh kepala subnya masing-masing, hingga akhirnya para karyawan yang bekerja menurut pembidangannya. Akan tetapi, semuanya akan bertanggung jawab pada manajer puncak atau manajer utama.

I.       Scalar of Chain/Hierarchy (Asas Hierarki atau Asas Rantai Berkala)

Prinsip penyaluran pemerintah dan tanggung jawab bersifat hierarkis artinya sesuai dengan kapasitas dan wewenangnya. Tidak salah kaprah, seperti memberi perintah melakukan design produk pada manajer pemasaran. Jadi, secara vertical mulai manajer utama sampai manajer di bidang masing-masing, memberi perintah berlaku secara hierarkis, sehingga pertanggung jawabannya menjadi relevan dengan wewenangnya.

J.      Order (Asas Keteraturan)

Asa ketertiban atau keteraturan berkaitan dengan norma yang berlaku dalam organisasi atau perusahaan. Ketertiban dapat bersifat ketertiban material perusahaan maupun ketertiban dalam arti sosial. Ketertiban material menyangkut inventaris perkantoran atau organisasi yang harus dipergunakan untuk sepenuhnya kepentingan organisasi. Adapun ketertiban yang berkaitan dengan aspek social, yaitu dalam menempatkan karyawan dalam organisasi maupun perusahaan. Norma yang seharusnya berlaku adalah menempatkan orang sesuai dengan keahliannya. Dengan cara demikian, perusahaan akan memperoleh dukungan yang kuat dari sumber daya manusianya.

K.    Equity (Aasas Keadilan)

Prinsip persamaan bukan berarti sama rata dan sama rasa karena dalam organisasi terdapat pangkat dan jabatan yang berbeda, sebagaimana jenis pekerjaannya yang berbeda, serta wewenang dan tanggung jawabnya yang berbeda. Oleh karena itu, prinsip persamaan atau prinsip keadilan dapat dikuantifikasikan. Apabila berkaitan dengan upah, diukur menurut kedudukannya. Jika berkaitan dengan bonus atau imbalan, diukur menurut prestasinya, dan jika berkaitan dengan tunjang-tunjangan tertentu juga ada ukurannya.

Demikian pula, penerapan sanksi bagi pelangggaran aturan organisasi, jenis sanksi tidak sama, bergantung pada tingkat pelanggaran yang dilakukan. Oleh sebab itu, prinsipnya tidak hanya pada ditetapkannya sanksi, tetapi juga berkaitan dengan proporsional atau tidaknya sanksi yang diterapkan.

L.     Initiative (Asas Inisiatif)

Inisiatif dalam organisasi tidak berarti bebas sekehendak para karyawan. Manajer harus memberikan dorongan kepada seluruh bawahannya untuk berinisiatif sendiri mengembangkan kinerjanya, tetapi harus tetap searah dengan visi dan misi perusahaannya. Inisiatif dapat berarti kreatif, konstruktif, dan inovatif.

M.   Esprit de corp (Asas Kesatuan)

Prinsip ini bertitik tolak dari kesatuan visi dan misi yang dicanangkan oleh organisasi atau perusahaan. Semua komponen organisasi merupakan system yang terpadu. Seluruh karyawan bagai jarring laba-laba yang bersatu sebagai team work yang solid untuk memperjuangkan tujuan perusahaan. Loyalitas yang dibangun terhadap perusahaan dijaga dengan selalu membentuk hubungan dan komunikasi yang aktif, sehingga antar jabatan structural, antar bidang, antara wewenang dan tanggung jawab bersifat integral.

N.    Stability of turn-over of personnel (Asas Kestabilan Masa Jabatan)

Prinsip stabilitas jabatan dengan kesinambungan kinerja organisasi atau perusahaan. Manajemen yang baik dilaksanakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan tidak akan sering diganti pejabatnya, karena dengan sering mengganti pejabat perusahaan, pelaksanaan program akan kembali ke nol. Meskipun ada yang dapat melanjutkannya, biasanya pergantian pejabat akan diikuti dengan pergantian kebijakan, pergantian arah pekerjaan yang dilaksanakan.

Pelaksanaan mutasi pejabat merupakan penggantian pejabat yang didasarkan prestasinya. Pindahnya jabatan seseorang seharusnya merupakan imbalan dari kinerjanya yang berprestasi. Dengan demikian, prinsip kestabilan jabatan bukan berarti pejabat terus-menerus duduk pada jabatan yang tetap. Sebab, jika pejabatnya betah pada jabatannya yang statis sama artinya dengan tidak ada kemajuan dari dirinya. Pejabat yang menunjukkan tingkat prestasi yang tinggi, tidak segera dinaikkan jabatannya sebelum angka dan kualitas prestasinya memuncak dan optimal.